Administracion Correspondencia

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  1. Proyecto Integrador - Administración de la relación de correspondencia interna, entrante y saliente en una empresa
    1. Ficha Técnica
    2. Participantes
    3. Ejes temáticos
    4. Idea
    5. Objetivo General
    6. Objetivos Especificos
    7. Misión
    8. Introducción
    9. Justificación
    10. Mercado potencial
    11. Matriz DOFA
      1. Fortalezas
      2. Debilidades
      3. Oportunidades
      4. Amenazas
    12. Scipts
      1. Tablas Base de datos
      2. Creates usuarios
      3. Create roles y perfiles
    13. Observaciones Primera Sustentación - 2011/11/03


Proyecto Integrador - Administración de la relación de correspondencia interna, entrante y saliente en una empresa

Programa Académico Tecnología en informática aplicada

Nombre del Proyecto Integrador
Administración de la correspondencia en una empresa

Competencias a Desarrollar

Componentes que lideran
Administración de Base de datos
Programación web
Formulación y evaluación de proyectos

Semestre
6

Tutor Responsable
Julio Alexander Hernandez

Tutor de Apoyo
Carlos Andrés Zapata
Maria del Pilar Botero

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

Gustavo Adolfo García Blandón

Modelado de la arquitectura
Elaboración de la base de datos
Elaboración del aplicativo web
Construcción de documento soporte del Proyecto

Idea

Desarrollo de una aplicación para la administración de la relación de correspondencia interna, entrante y saliente en una empresa.

Se trata de una aplicación que maneje la correspondencia de la empresa, dar alerta sobre algún requerimiento que llegue a la empresa, como derechos de petición, tutelas, demanda y demás que por no saber quien tiene el documento no se responde en el tiempo que debe ser, este programa busca eso, regular y controlar toda la correspondencia interna, entrante y saliente de una empresa.

Formular un plan de mejoramiento para la administración de correspondencia en empresas de Manizales

Objetivos Especificos

- Desarrollar programas de capacitación para administrar correspondencia
- Realizar aplicaciones para el manejo de correspondencia entrante y saliente de una empresa
- Mejorar la eficiente organización de la documentación de la empresa
- Capacitar el Personal adecuado en el manejo de la correspondencia
- Manejar una buena relación de correspondencia vía fax
- Buscar recursos para desarrollo de aplicaciones
- Tener una buena relación de correspondencia vía E-mail

Misión

Suministrar soluciones tecnológicas para la optimización de la relación de la correspondencia interna, entrante y saliente en empresas de Manizales, brindando desarrollo de software, soporte técnico, capacitaciones y demás requerimientos que cada empresa que utilice nuestros servicios necesite.

Introducción

Toda empresa que maneje correspondencia en Manizales maneja documentos muy delicados que son necesarios darle un adecuado trámite y un eficaz tiempo de respuesta, por lo que se ha visto necesario el desarrollo de una aplicación para administrar la correspondencia interna, entrante y saliente de una empresa y como innovación manejará reporte de alarmas para documentos legales como derechos de petición, demandas, tutelas u otro tipo de documento que tenga plazo de respuesta.

Esto además trae un ordenamiento de la organización ya que toda su documentación se encuentra organizada y esquematizada por temas que maneje dicha entidad.

Justificación

Debido a los percances que se presentan en la administración de la correspondencia interna, entrante y saliente de una empresa, Se ve la necesidad de implementar una aplicación que efectúe ágilmente la administración de toda la información que ingrese o salga de una empresa brindando eficiencia en la administración de toda la documentación que entre o salga de la misma.

Para llevar a cabo lo anterior, se suministraran soluciones tecnológicas para la optimización de la relación de la correspondencia interna, entrante y saliente en empresas de Manizales, brindando desarrollo de software, soporte técnico, capacitaciones y demás requerimientos que cada empresa que utilice nuestros servicios necesite.

El proyecto tendrá como resultado la organización y el control total de la documentación entrante y saliente de la empresa. Además de tener la particularidad de realizar un seguimiento en las diferentes áreas por las que debe pasar el documento para su respuesta o trámite, a diferencia de otros sistemas similares, éste tendrá la innovación de rastrear su trámite y los tiempos de respuesta que deben ser ágiles para impedir inconvenientes a la organización.

La agilidad del trámite de documento es de vital importancia para evitar sanciones o el peor de los casos, líos judiciales por no contestar a tiempo alguna demanda, derecho de petición u otra acción legal.

Éste proyecto se elaborará con herramientas libres de uso comercial para su fácil distribución y manejo para la empresa que lo desee obtener.

Mercado potencial

Teniendo en cuenta los habitantes (414.389) de la ciudad de Manizales y a sus casi 13.000 empresas que operan en la ciudad, además que la adecuada administración de la correspondencia interna, entrante y saliente es de gran importancia para las organizaciones realizar un desarrollo de aplicaciones que mitiguen los costos referentes a efectos secundarios como la archivística de la documentación o la respuesta oportuna a acciones legales.

Matriz DOFA

Fortalezas

1-Personal creativo, innovador y capacitado en el área de la informática.
2-Viabilidad funcional para la agilidad en la manipulación de la documentación.

Debilidades

1-Escaso recurso humano
2-Inversión patrimonial al proyecto
3-Inexperiencia en la inserción al mercado empresarial

Oportunidades

1-Programas free para uso comercial
2-Necesidad de organizar la documentación entrante y saliente de una empresa
3-Ayudas del estado que fomentas el desarrollo dentro de las TI
4-Pocos sistemas que sistematicen la correspondencia
5-Mucho mercado para la incursión de la aplicación

Amenazas

1-Falta de recursos económicos
2-Carencia de apoyo o respaldo para la realización del programa.
3-Licenciamiento de los programas para el desarrollo de la aplicación
4-Masiva sistematización de la información
5-Emigrar el sistema actual hacia la aplicación

Scipts

Tablas Base de datos

CREATE TABLE Documento_entrante
(
codigo_radicado number PRIMARY KEY,
numero_radicado number,
fecha_radicado date,
empresa varchar(30),
fecha_documento date,
Tipo_documento varchar(30),
nombre_remitente varchar(30),
dirigido_a varchar(30)
);

create table documento_saliente
(
codigo number primary key,
codigo_dependencia number (3),
dependencia varchar (30),
fecha_documento date,
tipo_documento varchar (30),
remitente varchar (30),
dirigido_a varchar (30)
);

Creates usuarios

create user gustavo identified by tavo2011;
grant connect to gustavo;

create user usuario_consulta identified by usuario_c;
grant select on documento_entrante to usuario_consulta;
grant select on documento_saliente to usuario_consulta;

create user usuario_modifica identified by usuario_m;
grant select, insert, update, delete on documento_entrante to usuario_modifica;
grant select, insert, update, delete on documento_saliente to usuario_modifica;

Create roles y perfiles

create rol administrador;

create profile perfil_administrador limit
failed_login_attempts 5
password_life_time 60
password_reuse_time 60
password_reuse_max 5
password_lock_time 1/24
password_grace_time 10;

grant all privileges session to perfil_administrador;

create user usuario_administrador identified by usuario_a quota 5M on system profile perfil_administrador;
grant perfil_administrador to usuario_administrador;

create rol consulta;

create profile perfil_consulta limit
failed_login_attempts 5
password_life_time 60
password_reuse_time 60
password_reuse_max 5
password_lock_time 1/24
password_grace_time 10;

grant select session to perfil_consulta;

create user usuario_consulta1 identified by usuario_c quota 5M on system profile perfil_consulta;
grant perfil_consulta to usuario_consulta1;
create user usuario_consulta2 identified by usuario_c quota 5M on system profile perfil_consulta;
grant perfil_consulta to usuario_consulta2;
create user usuario_consulta3 identified by usuario_c quota 5M on system profile perfil_consulta;
grant perfil_consulta to usuario_consulta3;

create rol modifica;

create profile perfil_modifica limit
failed_login_attempts 5
password_life_time 60
password_reuse_time 60
password_reuse_max 5
password_lock_time 1/24
password_grace_time 10;

grant select, insert, update, delete session to perfil_modifica;

create user usuario_modifica1 identified by usuario_m quota 5M on system profile perfil_modifica;
grant perfil_modifica to usuario_modifica1;
create user usuario_modifica2 identified by usuario_m quota 5M on system profile perfil_modifica;
grant perfil_modifica to usuario_modifica2;
create user usuario_modifica3 identified by usuario_m quota 5M on system profile perfil_modifica;
grant perfil_modifica to usuario_modifica3;

create rol base_datos;

create profile perfil_base_datos limit
failed_login_attempts 5
password_life_time 60
password_reuse_time 60
password_reuse_max 5
password_lock_time 1/24
password_grace_time 10;

grant create, alter, drop session to perfil_base_datos;

create user usuario_bd1 identified by usuario_bd quota 5M on system profile perfil_base_datos;
grant perfil_base_datos to usuario_bd1;
create user usuario_bd2 identified by usuario_bd quota 5M on system profile perfil_base_datos;
grant perfil_base_datos to usuario_bd2;
create user usuario_bd3 identified by usuario_bd quota 5M on system profile perfil_base_datos;
grant perfil_base_datos to usuario_bd3;

Observaciones Primera Sustentación - 2011/11/03

Profesor: Julio Alexander Hernández

- Resumir el documento en el Wiki
- Graficas del diseño
- subir al wiki scripts PHP y SQL en seccion PROGRAMAS FUENTE
- subir Documento Excel de TIM
- Revisar diseño tablas del sistema - falta Diagrama E - R
- Crear logo y slogan del producto


Este formato se puede modificar para cubrir todos los proyectos de la facultad
Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Comments:

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2011-11-04 10:34:55   Gustavo, por favor cree una wiki-página nueva para los scripts y haga link a ella para que no quede tan grande esta página —AlHern

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